Аудит грантового проєкту: коли його вимагає донор і як підготуватися

Донор вимагає аудиту або перевірки витрат, коли це записано в грантовому договорі: перед фінальним платежем, після кожного звітного періоду або вибірково, вже після завершення проєкту. Вид перевірки, стандарт і поріг суми визначають договір і технічне завдання до нього, а не українське законодавство. В Україні таку роботу виконує суб’єкт аудиторської діяльності з Реєстру. Готуватися варто з першого дня проєкту: аудитор звіряє витрати з первинними документами, і документ, якого не зібрали вчасно, потім доведеться відновлювати.

Норми звірено 29.10.2026: Закон «Про аудит фінансової звітності та аудиторську діяльність» (редакція від 26.12.2025), Порядок, затверджений постановою КМУ № 153 (редакція від 12.09.2026), чинний текст ISRS 4400 (Revised) на сайті IFAC.

Який вид перевірки вимагає донор

У договорах донорів трапляються чотири назви, і за ними стоять різні роботи. Від виду залежить, що саме ви отримаєте на руки і хто відповідає за висновок.

Різницю між аудитом і узгодженими процедурами треба розуміти: за узгодженими процедурами аудитор нічого не «підтверджує». У настановах Європейського виконавчого агентства EACEA прямо сказано, що аудитор лише повідомляє фактичні результати, а не формує незалежну думку про прийнятність витрат. Рішення ухвалює агентство на підставі цього звіту.

Звіт аудитора не скасовує права донора на власну перевірку. Ті самі настанови EACEA застерігають, що подання звіту не означає відмови агентства, Комісії чи Рахункової палати від їхніх аудитів. Для коштів ЄС такі права закріплює ст. 129 Регламенту 2024/2509. Тож строк зберігання документів треба брати з договору, а не відраховувати від дати звіту аудитора.

Стандарт: ISRS 4400 (Revised)

Чинна редакція стандарту — ISRS 4400 (Revised) «Agreed-Upon Procedures Engagements» Ради з міжнародних стандартів аудиту та надання впевненості (IAASB). За повідомленням IFAC, вона застосовується до завдань, умови яких погоджено 1 січня 2022 року або пізніше. Якщо технічне завдання донора посилається на стару назву стандарту, уточніть у донора, яку редакцію застосовувати.

Українське законодавство не створює окремого стандарту для грантів. Закон про аудит відносить до міжнародних стандартів аудиту стандарти контролю якості, аудиту, огляду, іншого надання впевненості та супутніх послуг, прийняті IAASB (ст. 1, ч. 1, пп. 14). Аудиторські послуги за цими стандартами надають суб’єкти аудиторської діяльності (пп. 7).

Ще один нюанс — незалежність. ISRS 4400 (Revised) не вимагає, щоб виконавець узгоджених процедур був незалежним. Проте донор може додати цю вимогу. EACEA, наприклад, вимагає, щоб аудитор дотримувався вимог незалежності Кодексу етики для професійних бухгалтерів. Отже, ваш штатний консультант чи бухгалтер на аутсорсингу, який готував фінансовий звіт проєкту, для такої перевірки зазвичай не підходить.

Хто може проводити перевірку

В Україні аудиторські послуги надає лише суб’єкт аудиторської діяльності, якому таке право надано за Законом про аудит (ст. 6, ч. 1). Перевірити фірму можна в Реєстрі аудиторів та суб’єктів аудиторської діяльності на сайті Органу суспільного нагляду за аудиторською діяльністю.

Вимоги донора накладаються зверху. У настановах EACEA вони такі:

• аудитор незалежний від грантоотримувача;
• аудитор має кваліфікацію для обов’язкового аудиту за національним законодавством; для країни поза ЄС діють еквівалентні національні правила;
• немає конфлікту інтересів: аудитор не готував фінансовий звіт, не отримує вигоди від прийняття звіту, не має близьких стосунків з представниками грантоотримувача і не входить до його керівництва.

Якщо донор вимагає саме права на обов’язковий аудит, в українському Реєстрі шукайте фірму з розділу 3. Як читати записи Реєстру, детально пояснено в матеріалі про обов’язковий аудит і перевірку аудитора в Реєстрі. Окремі донори самі затверджують або обирають аудитора, тому до підписання договору з аудиторською фірмою погодьте її кандидатуру.

Що аудитор перевірятиме у витратах

Перевірка витрат зводиться до одного питання: чи відповідає кожна витрата критеріям прийнятності з договору. Для грантів ЄС ці критерії сформульовано в ст. 189 Регламенту 2024/2509. В інших донорів формулювання свої, тож звіряйтеся з вашим договором. Витрата має:

1. виникнути протягом строку дії проєкту (винятком є витрати на фінальні звіти й аудиторські сертифікати);
2. бути передбаченою в бюджеті проєкту;
3. бути необхідною для виконання проєкту;
4. бути ідентифікованою і перевірюваною, тобто відображеною в обліку грантоотримувача за стандартами його країни;
5. відповідати податковому і соціальному законодавству;
6. бути обґрунтованою, розумною і відповідати принципу раціонального фінансового управління.

За тим самим Регламентом ПДВ можна визнати прийнятним, лише якщо оголошення про конкурс відносить його до прийнятних витрат і податок не можна відшкодувати за національним законодавством. Для зареєстрованого проєкту МТД в Україні діє звільнення від ПДВ, тож сплачений податок аудитор, найімовірніше, позначить як виняток. Як працює ця пільга, пояснено в матеріалі про грантовий договір з донором і реєстрацію проєкту МТД.

Типові неприйнятні витрати

Точний перелік дає ваш договір. Ось ситуації, які прямо випливають із критеріїв вище:

• Витрата поза строком проєкту. Рахунок датовано до початку чи після закінчення періоду реалізації.
• Немає статті в бюджеті. Перерозподіл між статтями зробили без письмового погодження донора.
• Немає повного пакета документів. Є оплата, але немає договору, акта чи накладної. Або навпаки: є акт, але не видно, як витрату відображено в обліку.
• Порушено правила закупівель. Не зібрано порівняльних пропозицій, хоча договір цього вимагав.
• Сплачено ПДВ, який можна було не платити. Якщо пільга була доступна, а проєкт не зареєстрували чи не подали план закупівлі.
• Курсові втрати. Різницю між курсом зарахування і курсом витрати донори часто не визнають.
• Подвійне фінансування. Ту саму витрату показано у двох проєктах.
• Конфлікт інтересів. Постачальник пов’язаний з працівником проєкту, а донора про це не повідомили.

Як підготуватися: папка на кожну витрату

Найпростіша підготовка — вести папку по кожній витраті з дня першого платежу, а не збирати документи перед візитом аудитора. Для кожної витрати в папці мають бути:

• [ ] посилання на рядок бюджету проєкту;
• [ ] договір або замовлення з постачальником;
• [ ] документи закупівлі: пропозиції, протокол вибору, обґрунтування;
• [ ] рахунок, акт або накладна;
• [ ] банківська виписка з платежем;
• [ ] бухгалтерська проводка з кодом проєкту;
• [ ] для зарплати: наказ, табель, розрахунок частки часу на проєкт;
• [ ] для майна: документ про зарахування на баланс; за Порядком № 153 матеріальні цінності, що надійшли в межах проєкту МТД, зараховують протягом 10 календарних днів (п. 44);
• [ ] письмові погодження донора на зміни бюджету.

Окремо підготуйте пакет для аудитора: грантовий договір з усіма додатками й змінами, затверджений бюджет, фінансовий і описовий звіти, оборотно-сальдову відомість за кодом проєкту, облікову політику, реєстраційну картку проєкту МТД (якщо є). Якщо облік ведеться на аутсорсингу, домовтеся з бухгалтером, що аналітика за кодами донора буде з першого місяця. Що варто вимагати від зовнішнього бухгалтера, описано в матеріалі про бухгалтерський аутсорсинг для бізнесу.

Звіряйте фінансовий звіт з описовим. Якщо в описовому звіті тренінг відбувся в березні, а витрати на нього пройшли в травні, аудитор це помітить.

Що буде після перевірки

Звіт аудитора з винятками отримує донор і вирішує, які суми визнати. Невизнані витрати зазвичай вираховують з фінального платежу або вимагають повернути.

Для проєктів МТД наслідки є й за українським правом. Якщо бенефіціар виявить нецільове використання і порушення не усунуть, проєкт можуть зупинити, а реєстрацію анулювати (п. 46 Порядку № 153). Для податку на прибуток нецільове використання вивільнених коштів означає збільшення зобов’язань і пеню (п. 142.3 ПКУ).

Повернення у валюті має власні правила. Положення НБУ № 5 дозволяє купити валюту для повернення невикористаного залишку чи нецільово використаної суми гранту, якщо кошти, що надійшли, були повністю продані (п. 56, пп. 2). Постанова НБУ № 18 дозволяє переказ для повернення гранту донорам-урядам, установам за участю іноземних держав, міждержавним фондам і адміністраторам грантів ООН (п. 14, пп. 25-1). Для інших донорів підставу узгоджуйте з банком.

Коли це не спрацює / типові помилки

• Найняли бухгалтера, який вів облік проєкту. Для донора, що вимагає незалежності, такий звіт не підійде.
• Аудитора немає в Реєстрі. В Україні аудиторські послуги надає лише суб’єкт аудиторської діяльності.
• Не погодили аудитора з донором. Якщо договір дає донорові право затвердити кандидатуру, звіт незатвердженої фірми можуть не прийняти.
• Сприйняли звіт про фактичні результати як «підтвердження». Рішення про прийнятність витрат ухвалює донор, і воно може бути іншим.
• Не заклали аудит у бюджет. Тоді оплачуєте його з власних коштів.
• Знищили документи після звіту. Донор і його контрольні органи можуть перевіряти і після завершення проєкту, у строк, визначений договором.
• Готували документи в останній тиждень. Відновлювати акти й погодження заднім числом довше і ризикованіше, ніж вести папку від початку.

Порівняти аудиторські фірми за даними Реєстру допоможе рейтинг аудиторських фірм за відкритими даними. Там видно, які фірми мають право на обов’язковий аудит і коли їх востаннє перевіряли.