Бухгалтерський аутсорсинг: обсяг послуг і вибір фірми

Бухгалтерський аутсорсинг обирають за переліком операцій, звітністю, яку треба подавати, і за тим, як договір розподіляє відповідальність. Пропозиції різних фірм можна порівнювати лише на однаковому обсязі роботи, з однаковими доступами й однаковим порядком передачі документів. Закон дозволяє передати ведення обліку фірмі, але відповідальність за його організацію лишається на керівникові або власникові.

Норми нижче звірено 28.10.2026 із Законом «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (редакція від 01.04.2026) і Цивільним кодексом (редакція від 05.08.2026). Дані про фірми взято з нашого рейтингу: 29 компаній у п’яти містах, сайти перевірено 27.10.2026.

Що передавати на супровід

Ст. 8 Закону про бухгалтерський облік дає підприємству чотири форми організації обліку: штатний бухгалтер або бухгалтерська служба, спеціаліст-підприємець, ведення обліку на договірних засадах фірмою, підприємцем чи самозайнятою особою, а також облік, який веде сам власник чи керівник. Остання форма не годиться для підприємств, які мусять оприлюднювати звітність, і для бюджетних установ.

Виняток — підприємство, що становить суспільний інтерес, зобов’язане утворити власну бухгалтерську службу на чолі з головним бухгалтером, щонайменше з двох осіб. Повністю передати облік фірмі такому підприємству не можна, хоча окремі ділянки на підряд віддавати можна. Що таке ПСІ і хто підпадає під аудит, пояснено в статті про обов’язковий аудит: як визначити категорію підприємства й вимогу до звітності.

Що зазвичай передають:

• первинні документи, банк, каса, складський облік;
• податкову звітність і сплату податків;
• зарплату, кадрові документи, звітність з ЄСВ і ПДФО;
• річну фінансову звітність;
• супровід податкових перевірок і відповіді на запити податкової.

Перелік послуг на сайті ще не означає, що фірма їх справді надає. З 29 фірм нашого рейтингу облік ТОВ згадують на сайтах 28, облік ФОП і кадри — по 17, ЗЕД — 11, МСФЗ — 8, супровід резидентів Дія Сіті та відновлення обліку — по 7. Супровід податкових перевірок або спорів згадують лише 3 фірми. Якщо вам це потрібно, пропишіть у запиті окремим рядком.

Обсяг і межі договору

Договір бухгалтерського обслуговування — це договір про надання послуг (ст. 901 ЦК). Виконавець має надати послугу особисто. Передати роботу іншій особі він може лише тоді, коли це передбачено договором, і тоді сам відповідає перед вами за порушення (ст. 902). Тож якщо фірма віддає зарплату чи звітність фрилансеру, ви маєте про це знати й погодити в договорі.

Збитки від неналежного виконання платної послуги виконавець відшкодовує в повному обсязі, якщо інше не встановлено договором (ст. 906, ч. 1). Застереження «якщо інше не встановлено договором» дозволяє сторонам обмежити відповідальність, наприклад сумою місячної оплати. Прочитайте цей пункт до підписання.

Матриця відповідальності, яку варто додати до договору:

Керівник має створити умови для ведення обліку й забезпечити виконання правомірних вимог бухгалтера щодо первинних документів (ст. 8, ч. 6). Особа, яка забезпечує ведення обліку, дотримується методології та складає й подає звітність у встановлені строки (ст. 8, ч. 7). За організацію обліку й збереження документів відповідає керівник або власник (ст. 8, ч. 3), і договір із фірмою цього не змінює.

Що ще має бути в договорі:

• перелік звітів з періодичністю і граничною кількістю операцій, документів чи працівників на місяць;
• графік: до якої дати клієнт передає документи, до якої фірма подає звіт;
• що робиться понад абонплату і за якими тарифами;
• строк договору (ст. 905), підстави і строк попередження про розірвання (ст. 907);
• порядок повернення бази, документів і доступів після розірвання.

Що формує ціну

Середньої ціни бухгалтерського аутсорсингу ми не наводимо: для неї потрібна репрезентативна вибірка, а її немає. Серед 29 фірм нашого рейтингу конкретні суми на сайтах публікують 10. Найнижчі опубліковані абонентські ціни — від 700 до 2 000 грн на місяць. Чотири з десяти таких цін стосуються ФОП першої групи (700–800 грн на місяць). Одна фірма вказує ціну для ФОП другої групи за квартал, а не за місяць, а майже всі ці мінімальні ціни стосуються ФОП. Для ТОВ фірми переважно називають ціну після запиту.

Ціна «від» показує тільки нижню межу. На кінцевий рахунок впливають:

• кількість первинних документів і банківських операцій за місяць;
• платник ПДВ чи ні, кількість податкових накладних;
• кількість працівників на зарплаті;
• ЗЕД, валютні рахунки, імпорт;
• склад і відокремлені підрозділи;
• стан обліку на дату початку: відновлення за минулі періоди рахують окремо.

Щоб порівняти пропозиції, надішліть усім кандидатам однакову форму запиту кошторису:

1. Форма власності, система оподаткування, платник ПДВ чи ні.
2. Кількість операцій на місяць: банк, продажі, закупівлі, податкові накладні.
3. Кількість працівників і договорів ЦПХ.
4. ЗЕД і валюта: так чи ні, обсяг.
5. Облікова програма і хто платить за ліцензію.
6. Перелік звітів, які подає фірма.
7. Чи потрібні супровід перевірок, управлінська звітність, МСФЗ.
8. Дата початку і стан обліку за попередні періоди.

Якщо форма однакова, різниця в кошторисах показує ціну роботи, а не різне розуміння обсягу.

Доступи та безпека

Підприємство мусить запобігати несанкціонованим і непомітним виправленням записів у первинних документах і регістрах та забезпечувати їх зберігання (ст. 9, ч. 7). Коли облік веде стороння фірма, вимога лишається на вас.

На практиці:

• база облікової програми зареєстрована на вашу компанію, а фірма отримує доступ користувача;
• для бухгалтера фірми оформлюють окремий ключ електронного підпису, а ключ директора залишається в директора;
• банк дає фірмі права перегляду і створення платежів, підписує платежі директор;
• раз на квартал вивантажуйте резервну копію бази собі;
• у договорі є пункт про конфіденційність і про те, що фірма повертає й видаляє дані після розірвання.

Передача бази і документів

Облік ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації (ст. 8, ч. 1), тому період без бухгалтера між підрядниками неприпустимий. Перехід розплануйте на межу кварталу, коли звітність за попередній період уже подано.

Порядок передачі:

1. Попередній бухгалтер подає звітність за останній закритий період.
2. Сторони підписують акт приймання-передачі: база, первинні документи, ключі й доступи, перелік поданих звітів.
3. Нова фірма звіряє залишки за рахунками, розрахунки з бюджетом за даними податкової, заборгованість з контрагентами.
4. Розбіжності фіксують окремим документом із датою до першого звіту нової фірми.
5. Старі доступи відкликають у день передачі.

Як оцінити кандидата

Почніть з ЄДР на порталі Мін’юсту: стан юрособи, повна назва, код ЄДРПОУ, керівник. Код у договорі й рахунку має збігатися з карткою в реєстрі. Збережіть знімок з датою перевірки.

Далі на сайті фірми і в розмові:

• чи названо юрособу або код ЄДРПОУ на сайті;
• чи опубліковано договір-оферту або реквізити;
• чи є імена бухгалтерів, які вестимуть вашу компанію;
• чи заявлений стаж збігається з датою реєстрації юрособи. У нашому рейтингу кілька фірм пишуть про довшу практику, ніж існує їхня чинна юрособа;
• хто конкретно відповідає за вашу компанію і хто підміняє його у відпустці.

Якщо фірма водночас є суб’єктом аудиторської діяльності, врахуйте незалежність. Аудитор підприємства, що становить суспільний інтерес, не може вести облік і складати фінансову звітність того самого клієнта (ст. 6, ч. 4, п. 3 Закону про аудит). Тобто аудит і бухгалтерію такому підприємству доведеться замовити в різних фірм.

Для ФОП логіка вибору та сама, але обсяг менший. Що саме подає і сплачує підприємець на єдиному податку, розібрано в картці режиму ФОП третьої групи: ліміти, ставки, звітність і строки. Корисно звіряти з нею пропозицію фірми.

Коли це не спрацює / типові помилки

• Вважати, що відповідальність перейшла до фірми. За законом за організацію обліку й зберігання документів відповідає керівник або власник. Договір дає лише право вимагати компенсацію від фірми.
• Порівнювати ціни «від». Мінімальна ціна на сайті розрахована на найпростіший випадок. Порівнюйте кошториси, складені за однаковою формою.
• Не перевірити ліміт відповідальності. Без пункту про обмеження компенсації фірма відповідає за збитки в повному обсязі, з таким пунктом — лише в межах ліміту.
• Передати фірмі ключ директора. Якщо підписувати звітність і платежі може лише директор, це знижує ризик помилки й зловживання.
• Немає дати передачі документів. Без графіка в договорі фірма пояснить прострочену звітність тим, що документи надійшли пізно.
• ПСІ віддало весь облік на аутсорсинг. Закон вимагає від нього власної бухгалтерської служби.
• Змінили фірму в середині кварталу без акта. Розбіжності залишків потім ніхто не визнає своїми.

Добірка фірм

Порівняти фірми за легітимністю, практикою, прозорістю й опублікованими цінами можна в рейтингу бухгалтерських фірм, де в кожному профілі є посилання на джерела. Позиції в рейтингу не продаються. Як рахуються бали, які дані ми не змогли перевірити і чому відгуки поки не впливають на бал, описано на сторінці методології рейтингів Titan Legal.

Якщо не хочете порівнювати самостійно, залиште запит на підбір бухгалтера за вашою задачею і містом. Інші теми про податки й звітність зібрано в розділі «Облік і податки» з гайдами для ФОП, ТОВ та ІТ-компаній.