ПРРО для ФОП: які операції перевірити перед продажем

ПРРО потрібен тоді, коли ФОП проводить розрахункову операцію: приймає готівку або платіжну картку там, де продає товар чи надає послугу. Перша група від ПРРО звільнена (п. 296.10 ПКУ), друга й третя застосовують його на загальних підставах. Переказ на рахунок за IBAN, оплату послуг через дистанційні банківські сервіси, післяплату через перевізника й оплату карткою на сайті треба розбирати окремо, бо відповідь для них різна.

Норми звірено 28 жовтня 2026 року: Закон № 265/95-ВР у редакції від 26.06.2026, Податковий кодекс у редакції від 23.10.2026. Позиції ДПС узято з роз’яснень обласних управлінь, дати публікації вказано в джерелах. Такі роз’яснення не є індивідуальною податковою консультацією, тому для спірних схем варто отримати власну.

Що є розрахунковою операцією

Закон про РРО визначає розрахункову операцію як приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товарів чи послуг (ст. 2 Закону № 265/95-ВР). Сюди ж входить видача готівки за повернутий товар, а при оплаті карткою — оформлення розрахункового документа на безготівкову оплату банком покупця і на повернення коштів у його банк.

Для ФОП із цього визначення випливають три запитання:

• хто приймає гроші: сам ФОП, його кур’єр, перевізник чи платіжний сервіс.
• чим платить покупець: готівкою, карткою або переказом за реквізитами.
• що продається: товар чи послуга, бо частина винятків стосується лише послуг.

Хто проводить розрахункову операцію, той проводить її через РРО або ПРРО на повну суму покупки і видає покупцю розрахунковий документ, паперовий чи електронний (пп. 1, 2 ст. 3 Закону). Пункт 2 прямо згадує й замовлення або оплату через інтернет. Електронний чек можна показати QR-кодом на екрані або надіслати на телефон чи електронну пошту покупця.

Перша група від цього обов’язку вільна: РРО та ПРРО не застосовуються платниками єдиного податку першої групи (п. 296.10 ПКУ). Друга й третя групи до 1 січня 2022 року мали тимчасове звільнення за п. 61 підрозд. 10 розд. XX ПКУ, але воно скінчилося. Як третя група рахує дохід і коли звітує, розібрано в статті про податки, облік і звітність ФОП третьої групи, де є й короткий розділ про ПРРО.

Матриця способів оплати

Таблиця показує, чи потрібен ФОП другої або третьої групи власний ПРРО при кожному способі оплати. Остання колонка підказує, що зберегти на випадок перевірки.

Оплата на рахунок і карткою

Переказ на рахунок за IBAN ДПС розрахунковою операцією не вважає: продавець дає покупцю повні банківські реквізити, а гроші йдуть з рахунку на рахунок. Таку позицію ГУ ДПС у Вінницькій області повторило 15 січня 2026 року. В тому самому роз’ясненні сказано, що при розрахунках готівкою чи платіжною карткою ПРРО обов’язковий.

Покупець, який вводить IBAN і суму у своєму банкінгу, здійснює переказ. Покупець, який прикладає картку до термінала або вводить її дані на сторінці оплати, проводить операцію з платіжною карткою.

Для послуг закон дає окремий виняток. ПРРО не застосовується, якщо за послуги розраховуються виключно через банківські системи дистанційного обслуговування та/або сервіси переказу коштів (п. 14 ст. 9 Закону). Слово «виключно» означає, що один клієнт, який заплатив готівкою чи карткою на місці, виводить цю операцію з-під винятку. До товарів цей пункт не застосовується.

Еквайринг та післяплата

Оплата карткою на сайті через платіжний сервіс, за роз’ясненням ГУ ДПС у Київській області від 2 червня 2025 року, вимагає чека від продавця. Банк чи платіжний сервіс продавцем не є і чека не видає, а квитанція про оплату лише підтверджує ініціювання переказу. Якщо товар доставляють кур’єром, тим більше потрібен ПРРО. В тому самому роз’ясненні ДПС допускає роботу без РРО, коли місце розрахунку визначити неможливо, наприклад при продажу файлу, який покупець отримує тільки онлайн. Це позиція одного управління, і на ній варто будувати рішення лише після власної консультації.

Для послуг, оплачених карткою через сторінку еквайрингу, питання спірне. Пункт 14 ст. 9 говорить про сервіси переказу коштів, а ДПС у роз’ясненні про інтернет-торгівлю пише про обов’язок продавця видати чек незалежно від платіжної системи. Поки немає власної індивідуальної консультації, безпечніше видавати чек.

Якщо кур’єр продавця приймає при доставці готівку чи картку, чек на повну суму оформлює і видає саме він (роз’яснення ГУ ДПС у Донецькій області від 2 грудня 2025 року). Отже, ПРРО має працювати на пристрої, з яким їздить кур’єр.

З післяплатою через стороннього перевізника відповідь залежить від договору. ГУ ДПС у Хмельницькій області пояснює так: при врученні гроші приймає перевізник, і чек на це приймання видає він. Якщо далі перевізник перераховує кошти продавцю на поточний рахунок, продавець ПРРО не застосовує. Якщо ні, продавець надсилає покупцю фіскальний чек на товар на пошту чи телефон.

Коли покупець спершу вносить частину суми карткою, а решту платить при отриманні, у ПРРО є умови оплати «передплата», «чергова сплата» й «остаточний розрахунок». Кожен такий чек посилається на фіскальний номер попереднього.

Винятки для ФОП

Стаття 9 Закону містить вичерпний перелік випадків, коли РРО, ПРРО і розрахункові книжки не застосовуються. Для малого бізнесу найчастіше важливі ці:

• Перша група єдиного податку: п. 6 ст. 9 відсилає до Кодексу, а п. 296.10 ПКУ звільняє саме першу групу.
• Місця без готівкових розрахунків: склади, місця зберігання, оптова торгівля (п. 12 ст. 9).
• Послуги з оплатою лише через дистанційні банківські системи чи сервіси переказу (п. 14 ст. 9).
• Продаж фізичними особами на ринках продуктових і промислових товарів за готівку (п. 9 ст. 9), крім технічно складних побутових товарів, ліків, медичних виробів і ювелірних виробів.
• Окремі формати: газети й журнали в кіосках, якщо їхня частка у товарообігу понад 50 %, вода й молоко з цистерн, квитки на залізничний та авіаційний транспорт (пп. 4, 10, 11 ст. 9).

Окремий перелік форм діяльності, яким дозволено працювати з розрахунковими книжками замість ПРРО, і поріг обсягу операцій для них встановлює Кабінет Міністрів (ст. 10 Закону). Чинну редакцію цього акта ми на дату звірки не підтвердили, тому його умов тут не наводимо.

Для неплатника ПДВ на єдиному податку є одне полегшення щодо змісту чека. Назву товару чи послуги можна вказати так, щоб вона показувала споживчі ознаки і товарну групу, без детальної номенклатури. Виняток з цього полегшення — підакцизні товари, технічно складна побутова техніка, ліки, медичні вироби та ювелірні вироби (п. 2 ст. 3 Закону).

Чек і повернення

Чек видається на повну суму операції. Неповна сума, операція без ПРРО у фіскальному режимі чи невидача розрахункового документа караються однаково. Штраф становить 100 % суми, на яку продано товар чи надано послугу з порушенням, за перший випадок, а за кожен наступний 150 % (п. 1 ст. 17 Закону).

Повернення коштів теж є розрахунковою операцією. Закон прямо називає видачу готівки за повернутий товар (ненадану послугу). При оплаті карткою це оформлення розрахункових документів на перерахування коштів у банк покупця (ст. 2). Розрахунковий документ отримує і той, хто повертає товар чи відмовляється від послуги (п. 2 ст. 3). Серед розрахункових документів закон окремо називає видатковий чек.

Практичний порядок такий:

1. Знайти фіскальний чек продажу: повернення прив’язується до нього.
2. Отримати від покупця заяву на повернення з причиною і способом повернення коштів.
3. Повернути гроші тим самим способом, яким їх отримали, і сформувати в ПРРО видатковий чек на суму повернення.
4. Якщо продаж оплачено за IBAN без чека, повернути кошти на рахунок покупця платіжною інструкцією. Підставою тут слугують заява і банківські документи, а не видатковий чек.

Для третьої групи повернений покупцю аванс не входить у дохід (пп. 5 п. 292.11 ПКУ), тому заяву й платіжні документи варто зберігати разом із чеком.

Коли це не спрацює: типові помилки

• «Оплата на рахунок» через посилання на сторінку оплати. Якщо покупець вводить дані картки, це вже операція з карткою, а не переказ за IBAN, і виняток не діє.
• Змішані способи оплати для послуг. Варто клієнту хоч раз заплатити готівкою на місці, і п. 14 ст. 9 для цієї операції перестає працювати.
• Квитанція термінала замість чека. Квитанція банку не є розрахунковим документом у розумінні закону, фіскальний чек потрібен окремо.
• Кур’єр без ПРРО. Гроші приймає кур’єр продавця, тож обов’язок видати чек лежить на ньому.
• Договір із перевізником без умови про переказ на рахунок. Тоді перевізник не перекриває обов’язку продавця, і чек покупцю треба надіслати самому.
• Перехід з першої групи на другу чи третю. Звільнення за п. 296.10 ПКУ зникає разом з групою, і ПРРО треба зареєструвати до першої розрахункової операції в новому статусі.
• Повернення готівкою з кишені. Видача коштів за повернутий товар без видаткового чека — та сама невидача розрахункового документа.

Що передати бухгалтеру

Бухгалтер не вирішить питання ПРРО за виписками: він має бачити, як саме платять ваші клієнти. Передайте йому:

• перелік усіх каналів оплати: каса, термінал, сайт, кур’єр, служба доставки, переказ за IBAN;
• договори з платіжними сервісами й перевізниками, де видно, хто приймає кошти і куди їх перераховують;
• список точок продажу та пристроїв з ПРРО, касирів, включно з кур’єрами;
• реєстр повернень із посиланням на чеки продажу;
• письмові консультації ДПС, якщо ви їх отримували для спірних схем.

Запитайте бухгалтера, хто звіряє суми чеків з надходженнями на рахунок і як часто, хто стежить за зміною групи чи способів оплати. Порівняти фірми, які супроводжують ФОП, можна в рейтингу бухгалтерських фірм із балами за відкритими даними та напрямами роботи. Як рахується бал, описано на сторінці методології рейтингів і джерел даних для оцінки фірм. Інші матеріали про податки ФОП зібрано в розділі облік і податки для підприємців та компаній.